В зависимости от функциональных целей организации используются следующие типы архивов:
- центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта РФ, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций;
- центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
- объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
- архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.
Архивы могут различаться в зависимости от подлежащего хранению в архиве состава документации:
- архив управленческой документации;
- научно-технический архив;
- аудиовизуальный архив;
- архив документации на электронных носителях.
Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.
К основным решаемым задачам архива организации относятся:
- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
- учет и обеспечение сохранности документов;
- создание научно-справочного аппарата к документам архива;
- использование хранящихся в архиве документов;
- подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду РФ, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы РФ.
В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:
- ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций – источников комплектования архива;
- принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива;
- учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
- создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
- организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
- проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
- осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях – источниках комплектования;
- организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
- оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
- участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
- участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях – источниках комплектования архива.
Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций – источников комплектования архивов.
Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.
Перечень документов которыми оперирует архив в работе:
- Акт о выдаче дел во временное пользование
- Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
- Акт о миграции и перезаписи ЭД
- Акт о неисправимых повреждениях документов
- Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
- Акт о технических ошибках в учетных документах
- Акт об обнаружении документов
- Акт об образовании объединенного архивного фонда
- Акт описания документов личного происхождения
- Акт приема – передачи документов на государственное хранение
- Акт приема – передачи при смене руководителя архива
- Акт проверки наличия и состояния дел фонда
- Архивная справка
- Внутренняя опись документов дела
- Годовой план работы архива
- Журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов
- Журнал регистрации посещений пользователями читального зала
- Журнал учета миграций и перезаписей электронных документов
- Журнал учета поступления и выбытия электронных документов
- Заказ на выдачу дел
- Итоговая запись и заверительная надпись
- Итоговая запись к номенклатуре дел организации
- Карта-заместитель дела
- Карточка пользователя
- Карточка постеллажного топографического указателя
- Карточка пофондового топографического указателя
- Карточка учета работы с организацией
- Книга выдачи дел из хранилища
- Книга учета поступления и выбытия документов
- Книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования
- Лист использования документов
- Лист фонда
- Лист-заверитель дела
- Номенклатура дел организации
- Номенклатура дел структурного подразделения организации
- Дело постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
- Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения
- Опись дел по личному составу
- Опись дел постоянного хранения
- Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации
- Опись особо ценных дел
- Опись страхового фонда
- Опись электронных документов постоянного хранения
- Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию
- Паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда
- Реестр описей
- Список фондов
- Учетная карточка единицы учета ЭД
Если вам нужно срочно оформить апостиль документов в Москве, наша компания предлагает оперативные услуги, которые помогут вам получить готовые бумаги в минимальные сроки. Мы специализируемся на апостилировании различных типов документов, включая свидетельства, дипломы, нотариальные акты и другие, с гарантией быстрого выполнения. Мы понимаем важность времени для наших клиентов, поэтому предлагаем срочные услуги, которые позволяют завершить процесс апостилирования за 1-2 дня.
Наши эксперты тщательно проверяют документы перед подачей, чтобы избежать ошибок и задержек. Мы гарантируем, что все процедуры будут выполнены в соответствии с требованиями, а готовые документы будут доставлены вам в удобное время и место. С нами вы можете быть уверены в оперативности и качественном обслуживании, даже при срочной необходимости.
